Đóng hồ sơ
Chủ hồ sơ đóng bộ việc và danh mục tài liệu, xác định bản gốc và bản sao theo quy trình áp dụng.
MOBILE-ID · TRUSTED LTANS
Chính phủ & lưu trữ công
Kiểm kê hồ sơ công việc và xác nhận chuyển giao kho bằng gói có thể kiểm tra, giữ phân loại khai thác.
Bài toán và hồ sơ cần giữ
Chuyển đổi hệ thống cần bảo toàn danh mục, cấu trúc hồ sơ và lịch sử tiếp nhận.
TÌNH HUỐNG TỔNG HỢP
Bộ hồ sơ công việc tổng hợp
GOV-SYN-001| Thành phần | Phạm vi minh họa |
|---|---|
| Người quyết định / sử dụng | Đơn vị văn thư, lưu trữ, chủ hệ thống và an toàn thông tin |
| Hệ thống nguồn | Hệ thống quản lý hồ sơ |
| Phiên bản | Giữ phân loại khai thác, người duyệt và quan hệ hồ sơ; bên nhận đối soát danh mục. |
| Quan hệ hồ sơ | Đính chính giữ liên kết hồ sơ và căn cứ tiếp nhận mới. |
Luồng hồ sơ riêng của lĩnh vực
Kiểm tra thành phần
Kiểm tra thành phần, phân loại truy cập và phụ lục; ghi phần thiếu, không tự xác nhận đủ hồ sơ.
Nhận biên nhận
Giữ biên nhận từng hồ sơ, mã nguồn và tác vụ; lô có lỗi phải đối soát từng mục.
Bảo quản
Quản lý thời hạn theo căn cứ do chủ hồ sơ xác định; giữ lịch sử đính chính và hold.
Chuyển giao
Lập gói chuyển giao có bản kê và xác nhận của bên nhận; nguồn chưa tự bị xóa khi xuất xong.
Đầu ra bàn giao
| Bên nhận | Đầu ra |
|---|---|
| Hệ thống nguồn | Biên nhận tiếp nhận, mapping sourceId/revision với archiveId/jobId và danh sách lỗi từng mục. |
| Bên nhận gói | Gói chuyển giao gồm danh mục, kết quả từng mục và biên nhận bên nhận. |
| Chủ hồ sơ / vận hành | Danh sách hoàn tất/tồn đọng, quyết định áp dụng và tham chiếu báo cáo; không tự cấp kết luận pháp lý. |
Quyền, lưu giữ và mô hình triển khai
Chủ hồ sơ xác định phân loại, thời hạn và người khai thác.
Yêu cầu lưu giữ và địa điểm dữ liệu được xác định theo hồ sơ mua sắm và căn cứ áp dụng; website không tự ấn định số năm.
Căn cứ lưu giữ và kết thúc
Căn cứ và sự kiện lưu giữ cần được chủ hồ sơ duyệt theo lớp hồ sơ này: Hồ sơ công việc được chốt và đưa vào danh mục chuyển giao.
Bộ hồ sơ mẫu và cách thử
Tệp văn bản tổng hợp dùng để thử kiểm kê và băm; không phải hợp đồng đã ký, hồ sơ thật hoặc ERS/XMLERS.
Tải bộ hồ sơ tổng hợp| Ca thử | Kết quả mong đợi |
|---|---|
| Nguyên vẹn | Đủ danh sách file, dung lượng và SHA-256 theo manifest. |
| Thiếu / sửa byte | Công cụ kiểm tra phải từ chối gói, không báo hoàn tất kiểm kê. |
| Nghiệp vụ ngành | Lô có mục lỗi phải giữ kết quả từng mục và phần chưa chuyển. |
Thiết kế PoC cho hồ sơ này
Đối soát bản kê, số lượng và cấu trúc; thử chuyển giao thiếu thành phần và khôi phục sau sự cố.
Chuẩn bị yêu cầu theo ngànhĐiểm chốt và ca nghiệm thu riêng
| Điểm kiểm soát | Yêu cầu |
|---|---|
| Sự kiện nguồn | Hồ sơ công việc được chốt và đưa vào danh mục chuyển giao. |
| Phiên bản / quyết định | Giữ phân loại khai thác, người duyệt và quan hệ hồ sơ; bên nhận đối soát danh mục. |
| Ca thử và kết quả | Quyền tra cứu metadata không cấp quyền đọc tài liệu hạn chế; thiếu hồ sơ không xác nhận đủ. |
Kiểm kê/băm gói mẫu chỉ kiểm tra byte. Các ca quyền, quyết định và trạng thái phải chạy tại môi trường thử được cấp trước khi xác nhận nghiệp vụ đã nghiệm thu.
Hợp đồng bàn giao từ hệ thống nguồn
| Thông tin | Giá trị / quyết định |
|---|---|
| Hồ sơ | GOV-SYN-001 |
| Hệ thống nguồn | Hệ thống quản lý hồ sơ |
| Quan hệ phiên bản | Đính chính giữ liên kết hồ sơ và căn cứ tiếp nhận mới. |
| Bên nhận và đầu ra | Gói chuyển giao gồm danh mục, kết quả từng mục và biên nhận bên nhận. |
| Quyền và thẩm quyền | Chủ hồ sơ xác định phân loại, thời hạn và người khai thác. |
| Ca từ chối phải thử | Lô có mục lỗi phải giữ kết quả từng mục và phần chưa chuyển. |
Các thông tin ngành là metadata nghiệp vụ nguồn, không tự thành field REST mới. Chốt mapping trường và người chịu trách nhiệm trước PoC.