Chốt quyết định
Chốt bộ quyết định, biên bản và tài liệu căn cứ theo kỳ hoặc cuộc họp.
MOBILE-ID · TRUSTED LTANS
Bằng chứng kiểm toán và tuân thủ
Giữ lịch sử quyết định và tài liệu được duyệt để tập hợp gói kiểm toán theo đơn vị hoặc vụ việc.
Bài toán và hồ sơ cần giữ
Nhân sự và hệ thống thay đổi làm mất dấu phiên bản được phê duyệt.
TÌNH HUỐNG TỔNG HỢP
Bộ quyết định quản trị tổng hợp
AUDIT-SYN-001| Thành phần | Phạm vi minh họa |
|---|---|
| Người quyết định / sử dụng | Tài chính, nhân sự, mua sắm và kiểm toán nội bộ |
| Hệ thống nguồn | ERP / hệ thống phê duyệt |
| Phiên bản | Giữ ai duyệt, tài liệu nào và ngày áp dụng; biên bản bổ sung có quan hệ riêng. |
| Quan hệ hồ sơ | Bản điều chỉnh liên kết kỳ đã chốt và nguồn thay đổi. |
Luồng hồ sơ riêng của lĩnh vực
Liên kết phê duyệt
Liên kết người phê duyệt và phiên bản thực tế; audit trail không thay bằng chứng của tài liệu.
Bảo quản
Tạo bằng chứng cho bộ đã chốt và theo dõi phần chưa hoàn tất trước đóng kỳ.
Tìm theo kỳ
Tìm theo kỳ, quyết định và đơn vị có quyền; số liệu báo cáo cần truy về giao dịch nguồn.
Xuất có quyền
Phê duyệt gói xuất, ghi phạm vi và che thông tin ngoài yêu cầu kiểm toán trước niêm phong gói mới.
Đầu ra bàn giao
| Bên nhận | Đầu ra |
|---|---|
| Hệ thống nguồn | Biên nhận tiếp nhận, mapping sourceId/revision với archiveId/jobId và danh sách lỗi từng mục. |
| Bên nhận gói | Gói quyết định, biên bản và báo cáo điều chỉnh có truy vết. |
| Chủ hồ sơ / vận hành | Danh sách hoàn tất/tồn đọng, quyết định áp dụng và tham chiếu báo cáo; không tự cấp kết luận pháp lý. |
Quyền, lưu giữ và mô hình triển khai
Người xem báo cáo chưa mặc nhiên được đọc mọi tài liệu nguồn.
Theo dõi thời gian chuẩn bị gói kiểm toán trong PoC để đánh giá giá trị; chưa có số đo thì không công bố mức giảm.
Căn cứ lưu giữ và kết thúc
Căn cứ và sự kiện lưu giữ cần được chủ hồ sơ duyệt theo lớp hồ sơ này: Quyết định quản trị và tài liệu được duyệt tại kỳ kiểm toán.
Bộ hồ sơ mẫu và cách thử
Tệp văn bản tổng hợp dùng để thử kiểm kê và băm; không phải hợp đồng đã ký, hồ sơ thật hoặc ERS/XMLERS.
Tải bộ hồ sơ tổng hợp| Ca thử | Kết quả mong đợi |
|---|---|
| Nguyên vẹn | Đủ danh sách file, dung lượng và SHA-256 theo manifest. |
| Thiếu / sửa byte | Công cụ kiểm tra phải từ chối gói, không báo hoàn tất kiểm kê. |
| Nghiệp vụ ngành | Phát lại cùng sự kiện không làm tăng tổng sử dụng. |
Thiết kế PoC cho hồ sơ này
Thử thay phiên bản và phát lại sự kiện; không được đếm phí hai lần hoặc ghi đè hồ sơ cũ.
Chuẩn bị yêu cầu theo ngànhĐiểm chốt và ca nghiệm thu riêng
| Điểm kiểm soát | Yêu cầu |
|---|---|
| Sự kiện nguồn | Quyết định quản trị và tài liệu được duyệt tại kỳ kiểm toán. |
| Phiên bản / quyết định | Giữ ai duyệt, tài liệu nào và ngày áp dụng; biên bản bổ sung có quan hệ riêng. |
| Ca thử và kết quả | Không xuất tài liệu ngoài đơn vị được cấp; đối soát đủ quyết định trong kỳ. |
Kiểm kê/băm gói mẫu chỉ kiểm tra byte. Các ca quyền, quyết định và trạng thái phải chạy tại môi trường thử được cấp trước khi xác nhận nghiệp vụ đã nghiệm thu.
Hợp đồng bàn giao từ hệ thống nguồn
| Thông tin | Giá trị / quyết định |
|---|---|
| Hồ sơ | AUDIT-SYN-001 |
| Hệ thống nguồn | ERP / hệ thống phê duyệt |
| Quan hệ phiên bản | Bản điều chỉnh liên kết kỳ đã chốt và nguồn thay đổi. |
| Bên nhận và đầu ra | Gói quyết định, biên bản và báo cáo điều chỉnh có truy vết. |
| Quyền và thẩm quyền | Người xem báo cáo chưa mặc nhiên được đọc mọi tài liệu nguồn. |
| Ca từ chối phải thử | Phát lại cùng sự kiện không làm tăng tổng sử dụng. |
Các thông tin ngành là metadata nghiệp vụ nguồn, không tự thành field REST mới. Chốt mapping trường và người chịu trách nhiệm trước PoC.